Formål


Denne vejledning gælder for ansatte, teamledere eller aktivitetsledere i Røde Kors Hovedstaden  

Den skal anvendes som tjekliste ved opstart/onboarding af nye frivillige 

Tjeklisten er vejledende og kan variere alt efter, hvilket behov der er i den pågældende aktivitet. 


Ansvar

Det er den ansatte eller den frivillige leder i RKH, der har ansvar for at udføre nedenstående formalia for at sikre at den frivillige kommer godt i gang med sit arbejde.


Tjekliste

Frivilligaftale

Udlever og fortæl om indholdet i velkomstmappen
 
Underskriv og aflever frivilligaftalen. 
Fysisk frivilligaftale: Der findes en fysisk udgave, der skal afleveres i den hvide postkasse i kopirummet. Postkassen bliver tømt af en Team Service frivillig hver torsdag. 
Digital frivilligaftale: Frivilligaftale - Røde Kors Hovedstaden 


Herefter vil Team Service oprette den frivillige i frivilligdatabasen Kontakt, og invitere vedkommende til infomøde.


Koder, logins, nøgler og e-sim/telefonbestilling


Koder, nøgler, logins og e-sim/telefon bestilles gennem en "Bestillingsapp" på Podio. Der findes en bestillingsapp i hver aktivitets workspace, og det er her du skal oprette en ny bestilling. I Podio vil du blive guidet til, hvordan du udfylder og sender din bestilling til Team Service, der vil være behjælpelig med oprettelse.

Hvad sker der efter bestilling?
Team Service sender en mail til den frivillig med koder og logins
Hvis der er bestilt nøgler eller telefon, giver Team Service besked, når de er klar til afhentning.

Den frivillige skal selv hente bestilte nøgler og telefon i receptionen. Dette kan gøres inden for receptionens åbningstid, da der skal kvitteres for modtagelsen.    

OBS til de aktiviteter, der ikke anvender Podio
Hvis din aktivitet ikke er på Podio, så skal du udfylde bestillingsformularen du finder her på Sharepoint: Link til bestillingsformular.docx 

          

Adgang til
Sharepoint


Hvis den frivillige skal kunne tilgå filer på Sharepoint, så kan du anmode om adgang via følgende link: IT-administration til IT-frivillige og tovholdere | Mit Røde Kors

Bemærk, at du skal bruge den frivilliges personlige e-mail ved oprettelse.

Røde Kors mail


Du kan først bestille Røde Kors mail til den frivillige når vedkommende er oprettet i vores frivilligdatabase Kontakt. Oprettelsen i frivilligdatabasen tager som udgangspunkt 7 dage efter at frivilligaftalen er afleveret. 
Du bestiller den frivilliges Røde Kors mail inde på mitrødekors.dk. Søg på ”opret mail” og følg instruktionerne. 

Hvis det haster med at den frivillige får sin Røde Kors mail, sendes en mail til rkh@rodekors.dk om hurtig oprettelse i frivilligdatabasen. 


For at oprette en RKH-mail skal du have følgende information:               

  • Fulde navn
  • Den frivilliges private mailadresse
  • Den frivilliges private telefonnummer


Du kan tilføje funktionspostkasser når du opretter en ny mail. Her skal du i feltet ”funktionspostkasser” skrive hvilke funktionsmails du ønsker tilknyttet den frivilliges Røde Kors mail . Såfremt du først ønsker at tilknytte funktionspostkasser senere kan du skrive til helpdesk@rodekors.dk


Forsikring


Forsikring

I Røde Kors er ansatte og frivillige forsikringsdækket på lige vilkår, herunder en arbejdsskadeforsikring eller ulykkesforsikring.

Oplys den frivillige om disse vilkår via folderen "Kend din forsikring". Du finder den her:

P:/RKH fælles (for alle)/Frivilligaftale/Forsikring. 

Folderen vil også ligge i velkomstmappen

 



Ændringer siden sidst

06.03.2025 Tilføjet link til Sharepoint for at få tilgang til bestillingsapp

02.05.2024  Præciseret arbejdsgangen. Tilføjet at det er teamservice der inviterer til velkomstmøde. Ændret layout

31.07.2023 Tilføjet vejledning til oprettelse af mail og funktionspostkasse

27.07.2023 Tilføjet at velkomstmappe skal udleveres

30.01.2023 Indsat oplysninger om forsikring af frivillige. Indsat oplysninger om mailadressen til Kontakt. Redaktionelle ændringer