Vejledning til labels
Hvordan man fletter adresser fra Excel med labels i Word
Denne vejledning tager udgangspunkt i de seneste opdaterede Word 2013 og Excel 2013 på Windows 10.
Du har lavet en liste på Excel med de ønskede adresser du vil lave labels til. Du har felter med: Navn, adresse, postnr og by. Postnr. og by kan godt være i samme felt.
Til at starte med skal man gå ind på Word og oprette et nyt dokument. Tryk på FORSENDELSER i menulinjen øverst og vælg “Start brevfletning”, derefter tryk på “Navne…”
Så kommer “Navneindstillinger” frem på skærmen.
Vælg Sideprintere → Bakke→ Indføringsbakke.
Under ”Navnelevarandører” vælger du Avery A4/A5, da det er tilsvarende til det mærke vi bruger som hedder Lyreco, som er en lidt billigere udgave.
Under ”Produktnummer” finder du nummeret på listen “3651”.
Derefter tryk OK.
Derefter trykker du ”Vælg modtagere” og trykker ”Brug en eksisterende liste”
Du vælger den liste du har lavet på forhånd i Excel.
Derefter popper dette vindue frem, du trykker OK.
På dokumentet kan du nu se at der er dukket en masse felter op. Hvert felt repræsenterer et label hvori der skal stå: navn, adresse, postnr. og by.
Du kan redigere din liste ved at trykke “Rediger modtagerliste” oppe i venstre hjørne. Man kan f.eks. ændre på rækkefølgen eller sortere listen på en anden måde. I dette eksempel foretager jeg mig ingen ændringer.
Nu skal felterne fyldes ud med navn, adresse, postnr. og by. Det gøres ved at man trykker på ”Indsæt fletfelt”. Der kommer en liste med de overskrifter du har lavet på Excel arket.
Tryk først på ”Navn” og derefter ”Indsæt”.
Nu står der «navn» i det tomme felt. Derefter skal der indsættes adresse og Post.nr/by. Det gøres på samme måde. Sørg for at klikke på enterknappen efter hver gang du har indsat et felt, så det kan stå lige under hinanden som vist på billedet herunder.
Efter du har indsat alle de ønskede felter som vist ovenfor, skal dette gøres i alle felter. Det gøres ved at trykke på ”Opdater navne”. Så bliver alle felterne automatisk udfyldt med navn, adresse og postnr./by.
Du kan derefter trykke på ”Vis resultater”, så kommer alle dine felter til syne. Du kan bladre gennem siderne ved at trykke på de blå pile.
Hvis marginerne ikke passer til siden (se nedenstående som eksempel), så følg guiden fra punkt a
Gå ind i margener under sidelayout-fanen
Tryk på ”brugerdefinerede margener” og tilføj samme indstillinger som følgende billede:
Når du synes at dit Word dokument er klart, kan du printe ud. Det er meget vigtigt at du trykker ”Afslut og flet” og derfra trykker ”Udskriv dokumenter…”
Inden du printer ud skal du sørge for at du har valgt den rigtige printer den hedder ”Olivetti STOR”. Derefter skal du også tjekke om den rigtige bakke er valgt, det gøres ved at klikke på ”Egenskaber”.
Efter at du har trykket på ”Egenskaber”, går du ind på fanen ”Basis” øverst på fanelinjen. Under ”Papirbakke” og vælger du ”indføringsbakke” på listen af muligheder. Efter du har gjort det trykker du OK.
Inden du printer dine labels ud, så sørg for at tjekke det følgende:
At du har valgt de rigtige labels. De rigtige labels ser sådan ud på nedstående billede. Det kan være at der ligger andre slags labels i printerrummet som ikke passer til det format denne vejledning er rettet efter.
At du har placeret dine labels rigtigt ind på indføringsbakken. De skal ligge med ”Lyreco” vandmærket opad. Man skal også sørge for at label papiret er tilpasset rigtigt på bakken, det gøres ved at ”plastik rammerne” ude i siden, skal skubbes ind mod papiret så det bliver ubevægeligt. Det er vist på nedstående billede.
Efter du har tjekket label papiret og indføringsbakken er du klar til at printe. Så kan du trykke på OK. Hvis det ikke ser ud til at printe, kan du evt. tjekke indføringsbakken igen og justere den, så vil den printe så snart papiret sidder rigtigt.
Du kan også se denne video for mere info: